CMS

Als veel informatie door veel mensen beheerd moet worden, is het handiger de inzet van een CMS te overwegen. Bijkomend voordeel is dat een goed CMS gewoonlijk in geavanceerd gebruikersbeheer voorziet, zodat verschillende functionaliteit op basis van gebruikersnaam worden toegewezen.

Bij een CMS wordt (vrijwel) alle content in een database ondergebracht. Er kunnen meerdere mensen tegelijk aan werken voor het onderhoud. En al die mensen kunnen verschillende rechten toegewezen krijgen.

Er zijn bijvoorbeeld schrijvers die content mogen aanleveren, en 'publishers' die de content pas werkelijk publiceren. Sommige contentbeheerders mogen alleen hun eigen schrijfsels bewerken, anderen mogen álle content aanpassen. Er zijn misschien ook beheerders die menustructuren of zelfs de opmaak van de website kunnen veranderen, of allerlei functies kunnen aanpassen of toevoegen. En er moet natuurlijk ook iemand zijn die dit gebruikersbeheer regelt, die de verschillende rollen toewijst.

Het onderhoud gebeurt via een speciale gebruikersinterface. Als iemand eenmaal is ingelogd, verschijnen (afhankelijk van de toegewezen rechten) bewerkicoontjes of complete beheermenu's in de site-interface. De meeste handelingen worden vervolgens via webformulieren geregeld.

De content zelf wordt in rubrieken ondergebracht; deze hoeven niet altijd samen te hangen met de menustructuur. Content is uiteraard breder dan alleen tekst: afbeeldingen liggen voor de hand, maar bijvoorbeeld ook audio- of videofragmenten kunnen gewoonlijk worden verwerkt.